Ο Δήμος Θέρμης, στο νοτιοανατολικό τμήμα του Πολεοδομικού Συγκροτήματος Θεσσαλονίκης, πραγματοποιεί ένα σημαντικό βήμα προς τον ψηφιακό μετασχηματισμό των λειτουργιών του, προχωρώντας στην ψηφιοποίηση ενός μεγάλου μέρους του αρχείου του Δημοτολογίου. Το έργο αυτό, που αναδεικνύει τη δέσμευση του Δήμου για την ανάπτυξη μιας έξυπνης πόλης, έχει ανατεθεί στην DOTSOFT AE, εταιρεία με εκτεταμένη εμπειρία στην ψηφιοποίηση και αρχειοθέτηση δημοσίων εγγράφων.
Το προς ψηφιοποίηση αρχείο περιλαμβάνει 7.200 οικογενειακές μερίδες, αντιστοιχώντας σε περίπου 216.000 σελίδες διοικητικών εγγράφων από την πρώην Δημοτική Ενότητα Βασιλικών. Πολλά από αυτά τα έγγραφα, με χρονολογία από το 1958, είναι σε ευάλωτη κατάσταση λόγω της καθημερινής χρήσης για την εξυπηρέτηση αιτημάτων πολιτών και υπηρεσιών.
Η DOTSOFT AE θα αναλάβει όλες τις απαραίτητες διαδικασίες, από τη σάρωση και την τεκμηρίωση, έως την ανάπτυξη μιας σύγχρονης βάσης δεδομένων και μιας εφαρμογής αναζήτησης. Στόχος είναι η δημιουργία ενός ασφαλούς και εύχρηστου ψηφιακού περιβάλλοντος, προσβάσιμου τόσο από τους δημοτικούς υπαλλήλους όσο και από τους πολίτες. Ειδικευμένα συνεργεία και σύγχρονος εξοπλισμός θα διασφαλίσουν την αρχειοθέτηση και την απόδοση μεταδεδομένων για το σύνολο του αρχείου. Επιπλέον, η DOTSOFT AE θα παραδώσει λογισμικό πλήρως διασυνδεδεμένο με τις υφιστάμενες βάσεις δεδομένων του Δήμου Θέρμης, επιτρέποντας την άμεση αναζήτηση, διαχείριση και αξιοποίηση του ψηφιακού υλικού από εξουσιοδοτημένους υπαλλήλους. Πρόκειται για ένα έργο με υψηλή κοινωνική αξία και τεχνική πολυπλοκότητα, που συμβάλλει στη διαφύλαξη της ιστορικής μνήμης και στην ενίσχυση της διοικητικής αποτελεσματικότητας.
Ο ψηφιακός μετασχηματισμός του αρχείου θα επιφέρει πολλαπλά οφέλη:
- Διασφάλιση Δεδομένων: Προστασία των πληροφοριών από φθορά, απώλεια και διασφάλιση της ψηφιακής ακεραιότητας.
- Επιτάχυνση Διαδικασιών: Ταχύτερη χορήγηση πιστοποιητικών και εγγράφων μέσω εύκολης αναζήτησης και άμεσης πρόσβασης από προσωπικό ηλεκτρονικό υπολογιστή. Αυτό συνάδει με τις αρχές των έξυπνων υπηρεσιών.
- Αναβάθμιση Υπηρεσιών: Βελτίωση των υπηρεσιών του Τμήματος Δημοτικής Κατάστασης και Ληξιαρχείου, διευκολύνοντας την εξυπηρέτηση των πολιτών και προωθώντας τη διαλειτουργικότητα με άλλους φορείς του Δημοσίου.
Η πρόσφατα υπογραφείσα σύμβαση προβλέπει:
- Σάρωση: Υψηλής ποιότητας σάρωση όλων των σελίδων με εξειδικευμένο εξοπλισμό και αυστηρούς ποιοτικούς ελέγχους.
- Καταχώρηση Μεταδεδομένων: Συστηματική καταχώρηση βασικών πληροφοριών (π.χ., αριθμός μερίδας, ονοματεπώνυμο αρχηγού οικογένειας) σε μια δομημένη βάση δεδομένων.
- Ανάπτυξη Λογισμικού: Δημιουργία προηγμένου λογισμικού με λειτουργίες αναζήτησης, προβολής, επεξεργασίας και εκτύπωσης αρχείων από εξουσιοδοτημένους χρήστες, με ασφαλή διασύνδεση μέσω LDAP.
- Παράδοση και Αποθετήριο: Παράδοση των ψηφιακών εγγράφων σε πολλαπλά αντίγραφα και ανάρτησή τους σε ένα ασφαλές ηλεκτρονικό αποθετήριο του Δήμου.
- Φιλοξενία: Φιλοξενία της εφαρμογής και της βάσης δεδομένων για δύο έτη σε κατάλληλη υποδομή cloud.
Το έργο έχει συνολική διάρκεια έξι (6) μηνών και χρηματοδοτείται από τον τακτικό προϋπολογισμό του Δήμου Θέρμης.
Μέσω αυτού του έργου, ο Δήμος Θέρμης ενισχύει δραστικά την λειτουργικότητα των υπηρεσιών του και υλοποιεί τη δέσμευσή του για έναν δημόσιο τομέα πιο προσβάσιμο, αποτελεσματικό και φιλικό προς τον πολίτη. Η DOTSOFT AE, αξιοποιώντας την εξειδίκευση και την τεχνογνωσία της στις τεχνολογίες έξυπνων πόλεων, συμβάλλει καθοριστικά στην ψηφιακή θωράκιση της θεσμικής μνήμης, στην αναβάθμιση της καθημερινής εξυπηρέτησης των δημοτών και στον γενικότερο εκσυγχρονισμό των διοικητικών λειτουργιών.
