Στην πρώτη γραμμή του ψηφιακού μετασχηματισμού της δημόσιας διοίκησης, η DOTSOFT AE διαδραματίζει καίριο ρόλο για την ταχεία μετάβαση του υπουργείου Μετανάστευσης και Ασύλου στη νέα εποχή.
Με σημαντική τεχνογνωσία και υψηλή εξειδίκευση σε εφαρμοσμένες λύσεις πληροφορικής, συμμετέχει δυναμικά, ως υπεργολάβος, στο εμβληματικό έργο, προϋπολογισμού 27,7 εκατ. ευρώ, για την ψηφιοποίηση του συνόλου των εγγράφων που συγκροτούν τους φακέλους μεταναστών ανά τη χώρα ή χρησιμοποιούνται σε επιμέρους υπηρεσιακές μονάδες. Χρηματοδοτούμενο από το Ταμείο Ανάκαμψης και Ανθεκτικότητας, το εν λόγω έργο αφορά στη σάρωση και την αρχειοθέτηση 101 εκατ. σελίδων που εμπεριέχονται σε 10 εκατ. φακέλους και σε άλλα διοικητικά αρχεία του αρμόδιου υπουργείου. Η συνεισφορά της DOTSOFT AE αφορά στην ψηφιακή μετατροπή συνολικά 20 εκατ. σελίδων σε διάφορες υπηρεσίες της χώρας, εκ των οποίων έχουν ήδη παραδοθεί 12 εκατ. σελίδες.
Αναλυτικά, σύμφωνα με την πρόσφατη εκτελεστική σύμβαση του έργου, η DOTSOFT AE θα ψηφιοποιήσει έως το τέλος του 2025 σχεδόν 8 εκατ. σελίδες από φακέλους μεταναστών σε έξι (6) Περιφερειακές Ενότητες, στα Τμήματα Αδειών Διαμονής & Ελέγχου Δωδεκανήσου, Αρκαδίας, Φλώρινας, Μαγνησίας, Φθιώτιδας και Ζακύνθου. Με την αξιοποίηση εξειδικευμένου προσωπικού και τη χρήση κατάλληλου εξοπλισμού, ειδικά συνεργεία εργάζονται ήδη στη Ρόδο και την Τρίπολη, ενώ ανάλογες ομάδες θα εγκατασταθούν κατά τους επόμενους μήνες στις άλλες πόλεις.
Η ψηφιακή μετατροπή του φυσικών αρχείων κατέστη απολύτως αναγκαία, καθώς ο τεράστιος όγκος των εγγράφων που προσκομίζουν πολίτες τρίτων χωρών στις Υπηρεσίες Μετανάστευσης, για να εκδώσουν ή να ανανεώσουν άδειες διαμονής, καθιστούσε αδύνατη τη διαχείρισή τους.
Τα προς σάρωση έγγραφα ταξινομούνται σε επιμέρους κατηγορίες, (ταξιδιωτικά, δημοτολογικά, σχετικά με την εργασία, διοικητικές αποφάσεις κ.ά.) και η όλη διαδικασία περιλαμβάνει τα εξής στάδια:
- Προετοιμασία υλικού προς ψηφιοποίηση (αποσυρραφή, αφαίρεση, συντήρηση)
- Ψηφιοποίηση υλικού με σαρωτές υψηλής ποιότητας και ειδικό λογισμικό
- Ενσωμάτωση των ψηφιοποιημένων εγγράφων στο Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα Μετανάστευσης
- Αυτόματη εξαγωγή μεταδεδομένων με χρήση τεχνολογιών μηχανικής μάθησης
- Ποιοτικός έλεγχος των παραγόμενων ψηφιοποιημένων αρχείων
- Αποθήκευση των ψηφιοποιημένων εγγράφων
- Παράδοση των ψηφιοποιημένων εγγράφων και μεταδεδομένων
Εξάλλου, η DOTSOFT AE συμμετείχε ενεργά στην εκπόνηση της αρχικής μελέτης εφαρμογής του όλου έργου. Ακολούθως, ολοκλήρωσε με επιτυχία την ψηφιακή μετατροπή και ηλεκτρονική αρχειοθέτηση σχεδόν 12 εκατ. σελίδων από φακέλους μεταναστών σε τρεις (3) Περιφερειακές Ενότητες, στη Διεύθυνση Αλλοδαπών & Μετανάστευσης Κεντρικού Τομέα Αθηνών, στη Διεύθυνση Αλλοδαπών & Μετανάστευσης Βόρειου Τομέα Αθηνών & Ανατολικής Αττικής και στο Τμήμα Αδειών Διαμονής Λασιθίου.
Σημειώνεται ότι η ψηφιακή μετατροπή του χαρτώου αρχείου του υπουργείου Μετανάστευσης θα δώσει τη δυνατότητα και στις αρμόδιες υπηρεσίες της Ευρωπαϊκής Ένωσης να ενημερώνονται έγκαιρα, αξιόπιστα και ταχύτατα για τη διακίνηση πολιτών τρίτων χωρών και την τήρηση των διαδικασιών ασύλου εντός της ΕΕ.
